Arrêté relatif aux voyages à la DGAC

En application du décret du 3 juillet 2006 susvisé, dans les conditions définies ci-après, la politique des déplacements professionnels de la direction générale de l'aviation civile est régie par les principes généraux suivants :

- tout agent qui se déplace hors de sa résidence administrative et hors de sa résidence familiale doit être, sauf situations urgentes et imprévisibles, muni avant son départ d'un ordre mission dûment validé ;
- le recours aux services de l'agence de voyages est obligatoire, sauf en cas d'imprévisibilité de la mission ou de prestations non accessibles par celle-ci. L'achat des prestations par l'administration dispense l'agent de toute avance de frais ;
- la définition de pratiques de voyages homogènes, transparentes et adaptées aux métiers et aux missions ;
- l'optimisation du coût de la mission en prenant en compte l'ensemble des paramètres liés à la mission et aux métiers ;
- l'indemnisation des frais de transport, d'hébergement, de repas ou autre est soumise à l'effectivité de la dépense ;
- les déplacements professionnels doivent être utilisés avec modération dans le cadre de la bonne exécution des missions de l'administration ;
- le critère environnemental est pris en compte pour le choix des modalités de déplacement professionnel.

Le présent arrêté fixe les conditions et les modalités de règlement des frais de déplacement temporaires des personnels de la DGAC et du BEA ainsi que des collaborateurs occasionnels et intervenants extérieurs qu'ils soient agents publics ou personnes privées. Les modalités de remboursement ou d'indemnisation des frais de déplacement engagés par les personnes étrangères à l'administration qui interviennent pour le compte des services de la direction générale de l'aviation civile sont les mêmes que celles applicables aux agents de la DGAC. Leur résidence administrative est considérée comme identique à leur résidence familiale.

Le choix du mode de transport est effectué sur la base du tarif le moins onéreux du moyen de transport le plus adapté à la nature du déplacement, en tenant compte des cas métiers spécifiques. Les transports par voie ferroviaire ou aérienne sont effectués dans la classe présentant le tarif le moins onéreux.
Les cas de dérogation au principe du voyage dans la classe présentant le tarif le moins onéreux doivent être les plus réduits possibles et résulter de la nature de la mission.
Le recours à une classe immédiatement supérieure est autorisé par l'autorité qui ordonne le déplacement lorsque l'une des conditions suivantes est remplie :

- une promotion tarifaire accordée par la société de transport aboutit à un tarif se révélant identique ou moins coûteux que celui de la classe économique ;
- la durée du transport par la voie ferroviaire aller-retour est supérieure à 6 heures et la totalité du voyage est accomplie dans la journée ;
- la durée du transport par la voie aérienne est égale ou supérieure à sept heures pour chaque trajet, délais de transit non compris, et la durée de la mission est inférieure ou égale à cinq jours, délais de vols compris ;
- les trajets en avion concernent un déplacement professionnel entre la Nouvelle-Calédonie, la Polynésie-française ou Wallis-et-Futuna et la métropole, quelle que soit la durée de la mission.

Le recours à un mode de transport plus onéreux doit être justifié par l'intérêt du service et du métier, par exemple des contraintes horaires significatives, des contraintes liées à la mission, ou par des circonstances exceptionnelles telles que l'imprévisibilité de la mission, l'indisponibilité de places pour le mode de transport ou le tarif le moins onéreux.
La voie aérienne ne peut être autorisée que lorsque le temps total du trajet (de la résidence administrative ou familiale au lieu de destination finale) aller ou retour incluant la voie ferroviaire est supérieur à quatre heures. Si le trajet s'effectue dans une même journée, la voie aérienne est autorisée lorsque le temps total de trajet par la voie ferroviaire est supérieur à six heures.
Lorsque la résidence familiale est très éloignée de la résidence administrative et lorsque les écarts de coûts sont significatifs, le défraiement est établi dans la limite des coûts du trajet le moins onéreux pour rejoindre le lieu de la mission. La résidence familiale à prendre en compte est la résidence familiale principale déclarée dans le SIRH.
Lorsque l'agent bénéficie à sa demande de conditions de transport différentes de celles retenues par l'administration, le surcoût complémentaire éventuel est à sa charge.

Les cartes d'abonnement peuvent faire l'objet d'une prise en charge financière par le service qui autorise le déplacement dès lors que son acquisition permet de réduire le coût annuel des missions effectuées par le bénéficiaire pour le compte du service qui autorise le déplacement.
Leur acquisition doit être justifiée au regard de l'historique des missions ou de prévisions réalistes sur les déplacements futurs. La décision de renouvellement est prise dans les mêmes conditions afin de s'assurer que l'utilisation de la carte individuelle de réduction ou d'abonnement a réellement généré des économies et apparaît toujours justifiée.
Ces cartes sont souscrites par l'administration auprès des agences de voyages titulaires d'un accord-cadre en cours d'exécution.
En contrepartie, l'agent s'engage à utiliser les bonifications obtenues par l'utilisation de la carte dans le cadre exclusif de ses trajets professionnels.
Les titulaires d'une carte personnelle de réduction commerciale ou de fidélité sont tenus d'en faire état lors de la préparation de la mission.

En application du décret n° 2024-746 du 6 juillet 2024 modifiant le décret n° 2006-781 du 3 juillet 2006 fixant les conditions et les modalités de règlement des frais occasionnés par les déplacements temporaires des personnels civils de l'Etat, les pièces justificatives de repas ne sont ni transmises, ni conservées par l'agent, sauf demande expresse de l'autorité qui ordonne la mission.
Les frais divers listés aux alinéas a à g ci-dessous, engagés par l'agent pour l'exécution de la mission, donnent lieu à remboursement, sous réserve de l'accord de l'autorité qui ordonne le déplacement et sur présentation des pièces justificatives de dépenses. L'état de frais et les justificatifs de paiement pour ces dépenses doivent être systématiquement transmis par l'agent à l'ordonnateur ou à son délégataire qui en assure le contrôle. Il est recommandé d'adresser ces pièces dans un format dématérialisé dès que possible à l'issue de la mission.

a) Les frais d'hébergement lorsqu'ils ne sont pas pris en charge par l'administration via l'agence de voyages, dans la limite des indemnités forfaitaires telles que définies dans l'arrêté susvisé du 3 juillet 2006 modifié fixant le taux des indemnités de mission ;
b) Les prestations de transports selon les principes définis à l'article 2 du présent arrêté lorsque, par exception, elles ne sont pas prises en charge par l'administration via l'agence de voyages ;
c) Les frais de transport en commun, non réservables en amont par l'agent ou l'agence de voyages, à l'exclusion de ceux engagés pour rejoindre ou quitter la résidence administrative ou familiale lorsque l'agent bénéficie d'une prise en charge partielle de ses titres de transport, conformément au deuxième alinéa de l'article 9 du décret du 3 juillet 2006 susvisé ;
d) Les frais directement induits par le transport : frais de délivrance d'un passeport ou d'un visa, excédents de bagages nécessaires à la mission notamment au transport de matériel technique ou de documents administratifs, frais ou impôts à acquitter par le voyageur, taxes d'aéroport, frais de change et autres taxes ;
e) Les frais rendus nécessaires par l'exécution de la mission : frais de vaccination et de traitements médicaux prophylactiques obligatoires ou recommandés par l'Institut Pasteur ;
f) Le recours au transport en commun doit être privilégié. Toutefois, les frais de taxi ou de véhicule de transport avec chauffeur (VTC) peuvent être pris en charge, sous réserve de l'accord motivé de l'autorité qui valide la mission, pour les liaisons avec les aéroports et les gares ainsi que les parcours de courte distance, dans les seuls cas non cumulatifs suivants :
- en cas d'absence permanente ou occasionnelle de moyens de transport collectifs ;
- pour garantir la sécurité de l'agent ;
- lorsque l'agent doit transporter du matériel précieux, fragile, lourd ou encombrant ;
- en cas d'utilisation collective du taxi ou du VTC ;
- lorsque le coût global est inférieur au coût de tout autre moyen de transport ;
- lorsque le départ de l'agent depuis le domicile ou le retour au domicile ont lieu respectivement avant 7 heures ou après 22 heures.

g) Les frais de stationnement dans la limite de 72 heures, s'il est avéré qu'il n'existe pas de moyens de transport en commun disponibles aux heures de départ ou de retour de la mission et si ces frais restent moins onéreux que le recours à un taxi ou à un VTC.

Les frais de déplacement temporaire pris en charge directement par l'administration ne donnent pas lieu à la communication par l'agent des pièces justificatives afférentes dès lors que la mission s'est déroulée conformément à l'ordre de mission et à la commande effectuée par l'administration auprès du prestataire de voyages.
En revanche, si les prestations ont été modifiées par le missionné au cours de la mission, les justificatifs doivent être produits sauf lorsque ces modifications n'emportent pas d'impact financier supplémentaire.
Lorsque le montant total des frais afférents à la mission, hors frais d'hébergement et de repas, ne dépasse pas 30 €, les justificatifs de paiement n'ont pas à être transmis à l'ordonnateur, sauf demande expresse de ce dernier. L'agent doit toutefois conserver les justificatifs de paiement afférents à ces dépenses jusqu'à leur remboursement par l'administration.

Pour les missions en France métropolitaine et en outre-mer, l'agent qui se déplace hors de sa résidence administrative et hors de sa résidence familiale perçoit, dans les conditions définies aux alinéas ci-dessous, une indemnité forfaitaire d'hébergement (per diem) couvrant la nuitée, les taxes de séjour et les frais de petit-déjeuner.

a) Seul l'agent se trouvant en mission hors de sa résidence administrative et de sa résidence familiale pendant la fraction de temps comprise entre minuit et 5 heures du matin peut prétendre à une prise en charge par l'administration de son hébergement ;
b) Le coût de l'hébergement ne doit pas excéder en principe le montant des indemnités de nuitées (per diem) prévues par le décret n° 2006-781 du 3 juillet 2006 modifié fixant les conditions et modalités de règlement des frais occasionnés par les déplacements des personnels civils de l'Etat et précisées à l'article 1er de l'arrêté du 3 juillet 2006 susvisés fixant le taux des indemnités de mission ;
c) Lorsque le recours aux services de l'agence de voyages n'a pas pu être mis en œuvre, une indemnité forfaitaire d'hébergement est versée à l'agent, sur présentation des pièces justificatives de paiement de l'hébergement, au montant exact des indemnités de nuitées (per diem) visées au b ;
d) Si l'hébergement est pris en charge gratuitement, aucune indemnité n'est versée à l'agent.

Pour les missions en France métropolitaine et en outre-mer, l'agent qui se déplace hors de sa résidence administrative et hors de sa résidence familiale perçoit des indemnités forfaitaires de repas selon les modalités suivantes :

a) Une indemnité forfaitaire de repas est versée à l'agent s'il est en mission pendant la totalité de la période comprise entre 12 heures et 14 heures ou entre 19 heures et 21 heures, dans les conditions de l'article 7 du présent arrêté ;
b) Le bénéfice pour l'agent d'un repas gratuit interdit le versement de l'indemnité de repas ;
c) Lorsque le départ de l'agent depuis sa résidence familiale a lieu avant 7 heures, le temps passé à bord des trains, avions et bateaux peut donner lieu au versement d'une indemnité de petit déjeuner d'un montant forfaitaire de 5 € si le prix du billet ne comprend pas cette prestation ;
d) Pour les missions à l'étranger, le temps passé à bord des bateaux, avions ou trains peut donner lieu au versement d'indemnités de repas si le prix du billet ne comprend pas cette prestation.

Les dispositions suivantes s'appliquent pour le calcul des indemnités, pour les missions en métropole, en outre-mer et à l'étranger :
a) Dans le cas où le moyen de transport utilisé à titre principal est un moyen de transport visé ci-dessous, la mission commence à l'heure de départ et se termine à l'heure d'arrivée de ce moyen de transport. Toutefois, pour le décompte des indemnités, il convient d'ajouter à ces heures, au départ comme à l'arrivée, le délai forfaitaire suivant :

- en cas d'utilisation du train, une heure avant l'heure de départ et une heure après l'heure de retour ;
- en cas d'utilisation de la voie aérienne, deux heures avant le départ et deux heures après l'heure de retour.

b) Dans le cas où le moyen de transport utilisé à titre principal est un moyen de transport individuel, de service, personnel ou de location, c'est l'heure de départ et d'arrivée à la résidence administrative ou à la résidence familiale qui est retenue sans correction ;
c) Le montant de l'indemnisation correspond au cumul des indemnités attribuées à l'agent s'il se trouve en déplacement pendant l'intégralité de la tranche horaire correspondante :

- tranche 12 heures-14 heures : une indemnité de repas ;
- tranche 19 heures-21 heures : une indemnité de repas ;
- tranche 0 heure-5 heures : une indemnité de nuitée.

Les prolongations de séjour à l'initiative de l'agent ne sont pas comprises dans la mission.

A l'occasion des missions qu'il effectue à l'étranger, l'agent bénéficie d'une indemnité journalière forfaitaire qui comprend une nuitée, un petit-déjeuner, les éventuelles taxes d'hébergement et deux repas. Le montant de cette indemnité journalière « étranger » est précisé à l'annexe de l'arrêté du 3 juillet 2006 modifié fixant le taux des indemnités de mission prévues à l'article 3 du décret n° 2006-781.
Les frais divers tels que les frais médicaux, les frais de visas et les frais supplémentaires de bagages ou d'objets lourds directement liés au déplacement de l'agent ainsi que les frais liés directement à l'exécution de la mission peuvent être pris en charge sur présentation de justificatifs en application de l'article 4 du présent arrêté.
Pour l'application des articles 1 et 2 de l'arrêté du 3 juillet 2006 susvisé, l'indemnité journalière forfaitaire de mission pour les déplacements à l'étranger fait l'objet de l'abattement suivant :

a) 65 % lorsque l'agent est logé gratuitement ou lorsque le logement est pris en charge directement par l'administration via le recours aux services de l'agence de voyages ;
b) 35 % lorsqu'il est nourri gratuitement aux repas du midi et du soir ;
c) 17,5 % lorsqu'il est nourri à l'un des repas du midi ou du soir ;
d) Si l'hébergement et les repas sont pris en charge gratuitement, aucune indemnité n'est versée à l'agent.

En application de l'article 2-8 du décret du 3 juillet 2006 susvisé, sont considérés comme constituant une seule et même commune :

a) Pour l'Ile-de-France : Paris, Aubervilliers, Pantin, Le Pré-Saint-Gervais, Les Lilas, Bagnolet, Montreuil, Fontenay-sous-Bois, Saint-Mandé, Vincennes, Nogent-sur-Marne, Joinville-le-Pont, Saint-Maurice, Charenton-le-Pont, Ivry-sur-Seine, Le Kremlin-Bicêtre, Gentilly, Montrouge, Malakoff, Vanves, Issy-les-Moulineaux, Boulogne-Billancourt, Saint-Cloud, Suresnes, Puteaux, Neuilly-sur-Seine, Levallois-Perret, Clichy, Saint-Ouen, Saint-Denis et le quartier d'affaires de la Défense (Courbevoie, Nanterre, la Garenne-Colombes) ;
b) Pour l'agglomération de Toulouse : les communes dépendant de la communauté d'agglomération du Grand Toulouse (Aucamville, Aussonne, Balma, Beauzelle, Blagnac, Brax, Castelginest, Colomiers, Cornebarrieu, Cugnaux, Fenouillet, Fonbeauzard, Gagnac-sur-Garonne, Launaguet, Mondonville, Pibrac, Pin-Balma, Quint-Fonsegrives, Saint-Alban, Saint-Orens-de-Gameville, Seilh, Toulouse, Tournefeuille, L'Union, Villeneuve-Tolosane, ainsi que la commune de Muret).

En application du décret du 3 juillet 2006 susvisé, un déplacement se déroulant dans l'une de ces communes et se faisant au départ de la résidence familiale ou administrative située dans une autre de ces communes, ne donne lieu à aucune prise en charge au titre des indemnités forfaitaires.

L'indemnisation des frais d'hébergement relatifs aux déplacements est par principe déterminée par application des dispositions prévues aux articles 5 et 8 du présent arrêté.
Toutefois, il est possible de rembourser des frais d'hébergement au-delà de l'indemnité forfaitaire prévue (per diem), après accord express de l'autorité hiérarchique qui ordonne le déplacement et du responsable budgétaire, et sur production du justificatif d'hébergement, dans le cas où le surcoût est justifié par au moins l'une des conditions suivantes :

- nécessité d'hébergement sur un site unique déterminé par l'entité organisatrice dans le cas de manifestations officielles pour lesquelles l'agent en mission fait partie de la délégation française ;
- risque avéré pour la sécurité de l'agent en mission à l'étranger ou dans un territoire ultra-marin ;
- lorsque le prépaiement par l'agence de voyages est impossible. L'impossibilité de prépaiement doit avoir fait l'objet d'une confirmation par l'agence de voyages ;
- de tarifs négociés par l'administration dans le cadre de l'organisation de formations ou de séminaires que l'agence de voyages ne peut pas appliquer.

Pour les formations continues dont la durée est supérieure à deux semaines, l'administration prend en charge directement les frais d'hébergement, sauf impossibilité pour l'administration de réserver un hébergement.
La production d'une convocation est obligatoire à l'appui de la demande de déplacement.
La production d'une attestation de formation est obligatoire à l'appui du dossier validé au retour du déplacement par l'autorité qui l'a ordonné.
Les agents fonctionnaires en formation continue dont la durée est supérieure à deux semaines peuvent prétendre à la prise en charge de leurs frais de transport entre leur résidence familiale et le lieu où se déroule la formation dans la limite d'un aller-retour tous les deux mois.

En application des articles 2-4 et 3-1 du décret du 3 juillet 2006 susvisé, le cadre juridique de l'indemnisation des élèves stagiaires-fonctionnaires qui suivent une action de formation préalable à une titularisation est celui prévu par l'arrêté du 3 juillet 2006 fixant les taux des indemnités de stage prévues à l'article 3-1 du décret n° 2006-781 du 3 juillet 2006 fixant les conditions et les modalités de règlement des frais occasionnés par les déplacements temporaires des personnels civils de l'Etat.
Les agents fonctionnaires en stage de titularisation peuvent prétendre à la prise en charge de leurs frais de transport entre leur résidence familiale et le lieu où se déroule le stage de titularisation dans la limite d'un aller-retour tous les deux mois.

En application de l'article 6 du décret du 3 juillet 2006 susvisé, un agent appelé à se présenter aux épreuves d'admissibilité ou d'admission d'un concours, d'une sélection ou d'un examen professionnel organisé par l'administration, hors de ses résidences administrative et familiale, peut prétendre à la prise en charge de ses frais de transport entre l'une de ses résidences et le lieu où se déroulent les épreuves dans la limite d'un aller-retour par année civile. Il peut être dérogé à cette limite dans les cas où l'agent est appelé à se présenter aux épreuves d'admission d'un concours.
Cette limite ne s'applique pas aux déplacements nécessaires au maintien des qualifications obligatoires.

En application de l'article 7-1 du décret du 3 juillet 2006 susvisé :

a) L'indemnité de repas est réduite de 50 % lorsque l'agent a la possibilité de prendre ses repas dans un restaurant administratif ou assimilé ;
b) Si l'agent refuse la solution d'hébergement proposée par l'administration en application de l'article 11 du présent arrêté, les indemnités de mission versées à un agent en formation sont réduites de 40 % lorsque la durée de la formation est supérieure à deux semaines ;
c) Dans l'hypothèse où l'agent a réservé lui-même dans une résidence de l'ENAC, les indemnités de nuitées qui lui sont versées sont réduites de 50 % dès la première nuitée.

A abrogé les dispositions suivantes :

- Arrêté du 8 août 2023

Art. 1, Art. 2, Art. 3, Art. 4, Art. 5, Art. 6, Art. 7, Art. 8, Art. 9, Art. 10, Art. 11, Art. 12, Art. 13, Art. 15, Art. 16

Le présent arrêté entre en vigueur un mois après sa publication au Journal officiel de la République française

Le présent arrêté sera publié au Journal officiel de la République française.